Vai trò quan trọng của chữ ký số trong hóa đơn điện tử

Một trong những điều kiện bắt buộc của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử chính là phải có chữ ký số theo quy định của pháp luật. Rõ ràng trên môi trường điện tử thì người dùng không thể sử dụng chữ ký tay ký trực tiếp lên các hóa đơn điện tử được mà phải có chữ ký điện tử. Quy định về chữ ký điện tử và quy định về đóng dấu trên hóa đơn là những nội dung quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ.

Chữ ký số: Có thể hiểu đơn giản là một dạng chữ ký điện tử có chức năng giống như chữ ký tay thông thường. Chức năng của chữ ký số được dùng để xác nhận những gì mình viết, mình cam kết hay nói cách khác xác nhận quyền chủ sở hữu của văn bản đó.

Khi đã có chứng thư số, doanh nghiệp mới được phép tạo chữ ký số. Chứng thư số cần có các thông tin cần thiết như tên của thuê bao, số hiệu của chứng thư số, thời hạn có hiệu lực của chứng thư số….

chữ ký số

Theo quy địnnh hóa đơn điện tử hợp lệ cần phải có đầy đủ các nội dung sau:

-Có chữ ký số trên hóa đơn điện tử của người bán đúng như quy định của pháp luật.

– Có đầy đủ thông tin về ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

– Nếu người mua là đơn vị kế toán thì cần phải có chữ ký điện tử của người mua.

Một số trường hợp đặc biệt hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung trên những cũng được coi là hợp lệ. Những trường hợp này sẽ có hướng dẫn riêng của bộ tài chính.

Căn cứ theo Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có CKS của người mua hàng với những trường hợp sau đây:

-Bên mua không phải là đơn vị kế toán

– Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu… 

5 Lỗi Thường Gặp Khi Lập Hóa Đơn Điện Tử 

Đối Tượng Cần Nộp Báo Cáo Tình Hình Sử Dụng Hóa Đơn Theo Tháng

Như vậy, tổng kết lại, hóa đơn điên tử bắt buộc phải có chữ ký của người bán, không nhất thiết phải có chữ ký của người mua. Nếu trong trường hợp hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán thì hóa đơn đó được xem là không hợp pháp, không hợp lệ, không có giá trị pháp lý. Chữ ký điện tử cũng là một trong những nội dung bắt buộc phải có nếu doanh nghiệp muốn triển khai sử dụng hóa đơn điện tử. Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu và lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín để có thể tiến hành sử dụng được tốt nhất.

Theo thống kê trên thị trường hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp chữ ký số, tuy nhiên, các doanh nghiệp cần phải tỉnh táo để lựa chọn được nhà cung cấp uy tín, chất lượng nhất. theo đánh giá, một số nhà cung cấp chữ ký số hàng đầu hiện nay có thể kể đến như NewTel-CA, FPT, Viettel, Bkav…. Do vậy, các doanh nghiệp nên lựa chọn chữ ký số của các nhà cung cấp uy tín, chất lượng, dịch vụ tốt này để có thể hợp tác sử dụng lâu dài.

Với những chia sẻ trên đây hy vọng đã giúp các doanh nghiệp nắm được vai trò quan trọng của chữ ký số trong hóa đơn điện tử. Đối với các doanh nghiệp chưa chuẩn bị đủ các điều kiện theo quy định thì có thể tiếp tục thực hiện việc chuẩn bị tốt cơ sở vật chất, hạ tầng để triển khai sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định

Related Posts