Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

File để lưu trữ hóa đơn điện tử là file định dạng XML. Đối với việc lưu trữ hóa đơn, doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu trữ ngay trên phần mềm của tổ chức cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hoặc có thể tự in ra chứng từ giấy để tự lưu trữ trong các trường hợp theo quy định, tuy nhiên, việc in ra chứng từ giấy đôi khi cũng xảy ra trường hợp in file xml lỗi. Chính vì vậy, để đảm bảo việc lưu trữ hóa đơn điện tử được tốt nhất, tránh trường hợp mối mọt, hỏng hóc, thất lạc hóa đơn, các doanh nghiệp nên lưu trữ hóa đơn trên phần mềm. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn việc file hóa đơn điện tử sẽ được lưu trữ thế nào trong bài viết dưới đây.

Thông thường, hóa đơn điện tử sau khi được tạo lập sẽ được tự động lưu trữ trực tiếp trên miền dữ liệu của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Chính bởi vậy, doanh nghiệp sẽ không phải mất phí lưu trữ hóa đơn, không gian lưu trữ hóa đơn như việc sử dụng hóa đơn giấy. Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng không cần phải tiêu tốn bất kỳ dung lượng ổ đĩa nào để lưu trữ hóa đơn điện tử.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử trên, doanh nghiệp có thể thực hiện:

Truyền tải cho bên mua: bên mua sẽ được gửi một bản hóa đơn điện tử dưới dạng file .xml cho phép tra cứu, xem trực tiếp ngay trên máy tính.

lưu trữ hóa đơn điện tử

Lưu trữ hóa đơn: Sau khi tải file hóa đơn điện tử về máy như đã hướng dẫn, doanh nghiệp có thể tiến hành lưu trữ chúng trên máy tính, ổ cứng di động, USB hoặc cloud, drive,…

Trường hợp cần hóa đơn giấy: trường hợp cần thanh toán nội bộ với bên mua hoặc phục vụ nhu cầu lưu trữ kế toán, doanh nghiệp có thể in trực tiếp bản thể hiện của hóa đơn điện tử và sử dụng. Trên bản thể hiện của hóa đơn điện tử chuyển đổi có đầy đủ chữ ký và đóng dấu theo quy định, do đó hoàn toàn có giá trị sử dụng.

Tại Thông tư 32/2011 cũng đã quy định rõ ràng về việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy, do vậy, các doanh nghiệp khi muốn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy cần phải nắm rõ các quy định để có thể triển khai thực hiện một cách tốt nhất.

Một trong những điểm khác biệt lớn nhất khi sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy chính là việc lưu trữ hóa đơn. Có thể dễ dàng nhận thấy, đối với hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần phải mất một khoảng không gian lớn,thậm chi là phải thuê không gian lưu trữ bên ngoài để đảm bảo có thể lưu trữ được toàn bộ lượng lớn hóa đơn. Điều này gây tốn rất nhiều chi phí để thuê mặt bằng.

5 Lỗi Thường Gặp Khi Lập Hóa Đơn Điện Tử 

Đối Tượng Cần Nộp Báo Cáo Tình Hình Sử Dụng Hóa Đơn Theo Tháng

Thử tưởng tượng, theo luật kế toán quy định, hóa đơn phải lưu trữ trong vòng 10 năm, vậy, trong 10 năm ấy, lượng hóa đơn của doanh nghiệp nhiều như thế nào? Rồi việc đảm bảo hóa đơn không bị mối mọt, hỏng hóc, thất lạc, cháy hóa đơn thực sự là vấn đề khiến các doanh nghiệp cảm thấy đau đầu. Chưa kể, mỗi khi cần truy xuất, tìm kiếm hóa đơn, kế toán thực sự mệt mỏi khi mất quá nhiều thời gian để có thể tìm kiếm. Chính vì vậy, việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử được xem là giải pháp tối ưu, giúp các doanh nghiệp giải quyết được bài toán nan giải về việc lưu trữ hóa đơn, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho các doanh nghiệp.

Với những chia sẻ trên, hy vọng đã giúp các bạn kế toán, các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về việc lưu trữ file hóa đơn điện tử và sự khác biệt lớn khi lưu trữ hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy.
 

Related Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *