Doanh nghiệp bị mất chữ ký số token xử lý thế nào?

Một doanh nghiệp trong quá trình vận hành sẽ phải nắm rõ kiến thức về rất nhiều mảng khác nhau từ tài khoản ngân hàng, con dấu, hóa đơn cho đến chữ ký số token, bảo hiểm xã hội,… Thông thường, kế toán sẽ tìm hiểu những vấn đề xoay quanh cách kê khai thuế ban đầu, cách tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, cách lập giấy nộp tiền trên thuế điện tử,… mà chưa tìm đến cách xử lý những rủi ro có thể xảy ra. Trong bài viết hôm nay, những kiến thức và cách xử lý khi doanh nghiệp bị mất chữ ký số token sẽ được gửi đến quý bạn đọc.

Tương tự như con dấu của doanh nghiệp hay chữ ký của cá nhân, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được hình thành trên công nghệ mã hóa công khai và được thừa nhận về mặt pháp lý.

Hiện nay, các doanh nghiệp sử dụng chữ ký số dựa trên công nghệ xác thực, đảm bảo an ninh khi thực hiện các giao dịch qua internet, giúp doanh nghiệp an tâm giao dịch với các bên liên quan.

Mỗi tài khoản sử dụng chữ ký số gồm hai khóa:

– Khóa công khai: dùng để thẩm định, xác thực người dùng chữ ký số.

– Khóa bảo mật: để tạo chữ ký số.

chữ ký số token

USB Token là thiết bị thể hiện chữ ký số, cụ thể là thiết bị phần cứng (USB) để tạo ra khóa công khai và bí mật đồng thời lưu trữ thông tin của khách hàng.

USB Token có đặc điểm bao gồm:

– Lưu trữ khóa bí mật và chứng thư của thuê bao sử dụng.

– Tốc độ xử lý cao, khả năng lưu trữ lớn.

– Phù hợp với người dùng cá nhân và doanh nghiệp sử dụng với dung lượng vừa phải.

1. Những lợi ích mà chữ ký số token mang lại cho doanh nghiệp

Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin đã mở ra kỷ nguyên internet. Mọi giao dịch, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thực hiện qua mạng. Chính vì thế, việc sử dụng chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí đi lại để giao dịch. Bên cạnh đó, việc thực hiện giao dịch bằng chữ ký số có độ an toàn và bảo mật cao. Doanh nghiệp không cần phải mất chi phí in ấn hồ sơ, chứng từ để lưu trữ. Ngoài ra, việc gửi tài liệu, hồ sơ đã ký cho đối tác, khách hàng, cơ quan thuế được diễn ra nhanh chóng và thuận tiện.

2. Cách xử lý khi doanh nghiệp bị mất chữ ký số token

Việc sử dụng Token chữ ký số thông qua thiết bị USB nên việc mất USB Token là điều hoàn toàn có thể xảy ra tại doanh nghiệp.

Trường hợp 1: Mất USB Token, không nhớ mật khẩu đăng nhập vào website thuế

Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải thực hiện hai bước sau:

Bước 1: Xin cấp lại mật khẩu

Doanh nghiệp cần lên chi cục thuế quản lý và yêu cầu lấy lại mật khẩu đăng nhập trên trang Thuế điện tử. Nếu doanh nghiệp khai qua trang trung gian, liên hệ với bên cấp tài khoản để ngừng tài khoản và cấp lại mật khẩu đăng nhập.

Bước 2: Thực hiện thủ tục làm lại USB Token.

Sau khi có mật khẩu đăng nhập vào trang thuế, doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp USB Token và cung cấp các thông tin theo yêu cầu để có thể làm lại thiết bị.

 Vai Trò Quan Trọng Của Chữ Ký Số Trong Hóa Đơn Điện Tử   

5 Lỗi Thường Gặp Khi Lập Hóa Đơn Điện Tử

Trường hợp 2: Mất USB Token nhưng còn nhớ mật khẩu

Cách xử lý trường hợp này đơn giản hơn so với trường hợp trên. Bạn chỉ  cần liên hệ với nhà cung cấp USB Token, sau đó cung cấp các thông tin như MST, thời gian sử dụng. Nhà cung cấp sẽ làm lại Token mới cho bạn với thời gian sử dụng mới. Như vậy là bạn có thể sử dụng Token một cách bình thường

Trên đây là cách xử lý các trường hợp mất chữ ký số token phổ biến có thể xảy ra tại doanh nghiệp. Token là thiết bị quan trọng trong việc kê khai thuế và thực hiện các giao dịch kinh tế. Để tránh trường hợp không mong muốn xảy ra, doanh nghiệp nên bảo quản, giữ gìn cẩn thận.

 

Related Posts