5 lỗi thường gặp khi lập hóa đơn điện tử

Khi tiến hành lập hóa đơn điện tử, mặc dù đã hết sức cẩn thận, nhưng đôi khi kế toán vẫn mắc phải một số sai sót. Khi sai sót, nhiều kế toán vẫn thiếu kỹ năng nghiệp vụ trong việc xử lý hóa đơn, không biết khi nào lập hóa đơn thay thế, điều chỉnh hay hủy bỏ. Chính vì vậy, trong bài viết này sẽ liệt kê 05 lỗi thường gặp khi lập hóa đơn điện tử, kèm theo đó là cách giải quyết tối ưu cho những sai sót này.

Hóa đơn lập bị sai địa chỉ

Việc ghi sai địa chỉ khách hàng khi lập hóa đơn điện tử vẫn thường xảy ra. Đối với lỗi này thường là do người lập viết thiếu, viết sai địa chỉ hoặc do bên mua khi cung cấp thông tin đã bị sai địa chỉ.

Lỗi sai này thường chỉ xảy ra khi xuất hóa đơn lần đầu cho khách hàng mới. Còn khi thực hiện bán hàng cho khách hàng nhiều lần thì lỗi này gần như là không xảy ra vì hệ thống hóa đơn điện tử sẽ lưu lại thông tin khách hàng và người lập chỉ cần chọn đúng đối tượng khách hàng.

lập hóa đơn điện tử

Hóa đơn đã lập bị sai mã số thuế

Cũng giống như việc hóa đơn lập bị sai địa chỉ, hóa đơn bị sai mã số thuế thường là do kế toán nhập số mã số thuế bị nhầm lẫn dẫn đến sai sót. Và lỗi này cũng thường chỉ xảy ra trong lần đầu tiên khi bắt đầu lập danh mục khách hàng mới.

Hóa đơn sai tên công ty

Đối với những tên công ty dài, kế toán doanh nghiệp hoàn toàn có thể viết tắt một số từ phổ thông đã được quy định cụ thể, Tuy nhiên, nhiều khi do nhầm lẫn nên vẫn dẫn đến việc viết sai tên công ty người mua.

Hóa đơn bị sai số lượng, đơn giá, thành tiền

Đây là những lỗi sai sẽ ảnh hưởng tới giá trị tiền trên hóa đơn. Lỗi sai số lượng, đơn giá này do bên bán nhầm lẫn trong khi thỏa thuận với bên mua, hoặc do lỗi đánh máy của kế toán. Lỗi sai thành tiền do kế toán thực hiện giảm giá, chiết khấu bị nhầm, còn thông thường hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử khi người lập thực hiện điền số lượng, đơn giá thì số thành tiền sẽ tự động hiển thị.

Hóa đơn bị sai thuế suất

Với lỗi sai này người dùng cần phải nắm rõ loại hàng hóa nào chịu mức thuế bao nhiêu và tích đúng vào mức thuế trên phần mềm.

Có thể thấy về cơ bản các lỗi sai sót trên thường chỉ xảy ra đối với trường hợp lập mới danh sách khách hàng, bởi đối với hóa đơn điện tử, mọi dữ liệu của khách hàng đều được lưu trữ trên hệ thống, do vậy rất khó xảy ra sai sót, thường sai sót sẽ thường rơi vào trường hợp sai số lượng, đơn giá, thành tiền hoặc sai thuế suất.

Tùy vào từng trường hợp cụ thể bên bán và bên mua đã kê khai thuế hay chưa, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hay chưa mà bên bán và bên mua sẽ đưa ra cách giải quyết thống nhất với nhau.

Nếu trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán đã giao hàng hóa và cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế và sau đó phát hiện hóa đơn điện tử sai sót thì người bán và người mua cần phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên đồng thời ghi rõ sai sót, người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. 

Đối tượng cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng

Có những cách thức nào để khai thuế qua mạng? 

Với những chia sẻ trên đây hy vọng đã giúp kế toán nắm được 05 lỗi thường gặp khi lập hóa đơn điện tử, từ đó rút ra được những kinh nghiệm nhằm xử lý tốt hơn, tránh gặp sai phạm không đáng có.

Related Posts